1. Introducción.

La presente política está encaminada a proteger la privacidad de los usuarios y garantizar la seguridad de la información, dando la tranquilidad que al momento de usar los servicios ofertados se salvaguarden los derechos inherentes a sus datos personales.

La Política está sujeta a las Leyes de la República de Colombia y en especial lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1273 de 2009.

Estamos comprometidos con dar él tratamiento adecuado a la información que se suministre por los usuarios, es por esto por lo que, contamos con estándares de seguridad adecuados y solicitamos únicamente la información necesaria para la prestación del servicio y solo para los fines autorizados por él titular de la información.

Al utilizar los servicios de Sistema Digital SGDEA S.A.S y, al proporcionar los datos, los usuario aceptan los términos y condiciones dispuestos en la presente política, si él usuario no está de acuerdo con los términos acá descritos se le recomienda no hacer uso de los servicios ni proporcionar sus datos personales.

2. Definiciones.

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para que LA EMPRESA o sus encargados lleven a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de Privacidad: Es por intermedio del cual se le comunica al titular la información la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas.

Base de Datos: consisten en un conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato Sensible: Es el que refiere a la intimidad del titular o cuyo uso inadecuado puede generar su discriminación, tales como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realice él responsable o los encargados del tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación o supresión.

Transferencia: Consiste en el envío de los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Transmisión: Es la comunicación de los datos personales al encargado del tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un tratamiento a nombre del responsable.

3. Información Recopilada.

Se recolectará o solicitará la información pertinente y necesaria para la prestación del servicio, de manera enunciativa y no limitativa a, nombres, teléfonos, direcciones, métodos de pago, información bancaria, correo electrónico, profesión u oficio.

La información podrá ser recolectada para su tratamiento por intermedio de llamadas telefónicas, formularios en línea, cookies, registros de servidores.

4. Uso de la información.

Se dará tratamiento de la información en los siguientes eventos:

1. Registro de la empresa en el sistema para su posterior uso.
2. Para poderse comunicar con la empresa con el propósito de enviarle más información acerca de los servicios, y el funcionamiento detallado de software.
3. Debido a que la empresa que se encuentra usando el software para su gestión empresarial y/o administrativa está requiriendo que se registren los datos de otros usuarios que se encuentra vinculados a la empresa.
4. Se recogerá y utilizará la información únicamente con el objetivo de cumplir con los fines especificados y para otros fines compatibles.
5. Para pautas comerciales, dar a conocer a los usuarios servicios o actualizaciones de los servicios ofertados.
6. Para darla a conocer a empleados, contratistas o proveedores en virtud de la prestación del servicio o relaciones comerciales.
7. Para datos estadísticos y de control.
8. Compartir los datos con los consultores, proveedores y otros usuarios.
9. Con los socios, accionistas, compañías y empresas aliadas y en general con cualquier persona natural o jurídica nacional o extranjera con la que se establezcan relaciones comerciales o de cooperación.
10. Con servicios de análisis de datos.
11. Para hacer publicidad, enviar promociones y encuestas.
12. Para la prestación de servicios objeto de la Empresa.
13. Para atender las PQRS presentadas por los usuarios.

5. Seguridad de la información.

Contamos con 4 estándares que garantizan la privacidad y buen uso de los datos personales suministrados por los usuarios

1. Acceso Restringido: La información suministrada por él usuario, será conocida exclusivamente para los fines descritos en esta política y por las personas que necesiten acceder a ella para cumplir con el objeto del tratamiento de los datos, tales como: empleados , contratistas y proveedores.

2. Protección de datos: Contamos con protocolos de cifrado de la información, por lo tanto, la información está protegida durante el tiempo que se le de tratamiento o esté en nuestra custodia.

3. Políticas y procedimientos internos: Contamos con procedimientos internos que garanticen la seguridad en él tratamiento de la información, controlando él acceso, él uso, clasificación de datos, uso de contraseñas.

4. Conservación y eliminación: Los datos suministrados, se mantendrán únicamente durante el tiempo que se requieran para la prestación del servicio o sujetos a los términos de Ley según se requiera, y serán eliminados de forma segura evitando que queden a disposición de terceros no autorizados.

6. Derechos de los titulares.

El titular de la información queda facultado en cualquier tiempo para eliminar, modificar, suprimir o ratificar los datos que hubieren sido suministrados, para ejercer sus derechos se deberá agotar él siguiente procedimiento:

1. Elevar solicitud escrita al correo comercial@controlonline.com.co, tal solicitud deberá contener como mínimo, a) Identificación completa del solicitante, b) Descripción detallada de la solicitud o reclamo, c) Datos de ubicación del titular (nombre, teléfono, dirección). La solicitud, según su naturaleza, podrá ser resuelta hasta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación, si la misma no puede ser resuelta en tal termino, se informará al solicitante, para lo cual se contará con cinco (5) días adicionales para dar trámite.
2. En caso de revocatoria de autorización; el titular de la información debe realizar la solicitud, detallando el objeto de su solicitud, para poder gestionar la revocación, debe llevar a cabo los mismos pasos y requisitos consagrados en el procedimiento para actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos personales. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante subsane su petición, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado

7. Deberes de Control Doc.

1. Obtener el consentimiento previo, expreso e informado por parte del titular.
2. Informar de manera fehaciente la finalidad del tratamiento y los mecanismos dispuestos para que él titular ejerza sus derechos.
3. Dar tratamiento a los datos de acuerdo con la finalidad para la que fue recolectado y evitar él uso indebido para fines diferentes.
4. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
5. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política y en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titula
6. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
9. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
10. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento
11. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la Ley.
12. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
13. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política o en la Ley.
14. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente política y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
15. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
16. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
17. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
18. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Transferencia internacional de datos.

Según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el capítulo V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, hará tratamiento de datos con terceros países que proporcionen niveles adecuados en la protección de datos; no se hará tratamiento a nivel internacional sin el consentimiento del titular, en consecuencia, de acuerdo con el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir su información personal a terceros países.

9. Cambios de la política de privacidad.

Sistema Digital SGDEA S.A.S, podrá modificar de manera unilateral y sin aviso previo, la presente política, según se requiere para la correcta prestación del servicio o en él caso que sea requerido por parte de autoridad competente, como en cumplimiento de ordenes que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Ley aplicable y jurisdicción.

La presente política se rige por las Leyes de la República de Colombia, toda controversia que se suscite de la misma tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá D.C.